Después de llevar un par de años trabajando con esta herramienta tengo que reconocer mi asombro ante el potencial de OneNote. Tanto a nivel personal como empresarial, en los próximos tiempos vamos a asistir a un despliegue masivo de esta utilísima herramienta.
Tras su aparente sencillez se esconde todo un abanico de sorpresas de las que podemos sacar mucho provecho.
¿Qué es OneNote?
¿Te acuerdas de cuando ibas al cole? Llevabas libretas en las que apuntabas cosas. En su grado máximo de sofisticación la libreta era una carpeta de anillas en la que era fácil añadir o quitar páginas sueltas. Y poner separadores de colores para marcar secciones: Prehistoria, Edad Media, Edad Moderna,…
Además podías empezar a escribir en cualquier página y en cualquier lugar. O pegar fotos, hacer dibujos…
Estos archivadores eran prácticos pero tenían varias limitaciones. La primera, física, de tamaño. Tanto por superficie de página como por número de páginas. Además para buscar cualquier contenido sólo podíamos recurrir a nuestra memoria o a una búsqueda secuencial, página a página.
Coge ahora el concepto de archivador de notas y tecnifícalo para…
• Liberarte de las limitaciones físicas.
• Acceder a tus notas en cualquier momento o lugar.
• Y con cualquier dispositivo: un teléfono, una tablet, un ordenador.
• Con o sin cobertura. El programa sincronizará cuando pueda.
• Escribir desde un teclado o a mano con una tableta.
• Incluir en ellas todo tipo de contenidos (imágenes, fotos, enlaces, sonidos, vídeos,…).
• Hacer potentes búsquedas entre todo el contenido incorporado.
Lo que tienes es OneNote. Una aplicación que lleva muchos años incluida en el paquete de MS Office y que –sorpresa- probablemente hasta tengas instalada en tu equipo junto con tu Word y tu Excel. El programa había salido de los laboratorios de Microsoft en 2003.
¿Qué está haciendo a OneNote cada vez más interesante?
1. OneNote no deja de ser una herramienta de la suite Office y, por tanto, trae consigo todas sus ventajas: una rica interfaz de usuario, una muy buena integración con el entorno Microsoft, la edición de notas de forma parecida a Word, la posibilidad de incorporar en las notas tablas de Excel o fórmulas matemáticas…
2. OneNote es muy versátil: te permite gestionar y organizar tu información de muchas formas diferentes. Lejos de las restricciones habituales del sistema de ficheros (o incluso de Evernote). Veremos a continuación en qué consiste esto.
3. OneNote es… gratuito. ¡Sí! Desde 2014 Microsoft ha apostado por potenciarlo y e incluso la versión Mac se puede descargar libremente.
El resultado lógico de este desembarco es que algunos usuarios de Evernote están planteándose migrar a OneNote y hasta han salido algunas herramientas que posibilitan esa migración. Necesarias cuando hablamos de cientos o miles de etiquetas.
Libretas, secciones, páginas, notas y etiquetas
Observa la siguiente imagen. La verás también al instalarte la herramienta por primera vez:
¡Sí! Es tu viejo archivador del cole…
Para empezar puedes tener varias libretas, de forma que abrir OneNote se parece a asomarte a la cartera en la que llevabas todos los cuadernos. En principio, tantas libretas como quieras.
Cada libreta puedes distribuirla en secciones.
Cada sección contendrá páginas.
En cada página puedes ir incluyendo notas. De una forma, por cierto, un tanto anárquica. No necesariamente al estilo Word de lectura: de arriba abajo y de izquierda a derecha. Puedes escribir donde quieras: pinchar con el ratón y añadir contenido. Y puedes extenderte cuanto quieras. No estás supeditado a los límites de una página física.
OneNote también tiene un sistema de etiquetas. Aunque de momento esa parte flojea un poco. O flojea bastante si lo comparamos con Evernote. Pero se suple con un magnífico buscador y alguna otra argucia.
Los enlaces entre notas / páginas / secciones van muy bien. Para esto es realmente potente. Además permite una navegación cómoda hacia atrás.
No es casualidad que OneNote se esté utilizando en entornos educativos y hay por ahí casos de éxito interesantes.
Editar con OneNote
Eso de poder escribir en cualquier sitio de la página (exactamente igual que si lo hicieras en un papel), es un poco confuso al principio. Sobre todo para alguien acostumbrado al estilo cartesiano de hacer las cosas: de izquierda a derecha y de arriba abajo. Pero después de varias horas de uso acabas acostumbrándote.
La propaganda de Microsoft dice que puedes meter casi cualquier cosa en una nota y al instalar el programa te da este ejemplo:
Pero hay que matizarlo. Editar con OneNote no es editar con Word o con PowerPoint. En concreto…
• Las operaciones con tablas son muy básicas. No puedes, por ejemplo, combinar celdas.
• Para insertar gráficos te da sólo unas pocas figuras esenciales.
• No permite buscar y reemplazar. Aunque esto puede resolverse con un complemento.
• No admite el uso de comentarios (al estilo Excel o incluso Word).
Uso intensivo de OneNote
Bien. Hasta aquí las cosas más o menos evidentes. Pero ¿Cómo irá OneNote con una carga masiva de notas? ¿irá fino? ¿será manejable organizar esa cantidad de información en base a libretas? ¿cuántas secciones puedo crear en cada libreta?
Microsoft, por ejemplo, dice lo que era de esperar: que la aplicación no tiene límites. Puedes crear tantas libretas, secciones y páginas como quieras. La limitación la pondrá en todo caso tu equipo. Hay quien habla de más de 20 libretas y de 100 secciones/libreta, miles de páginas. Y no relata problemas de velocidad.
Lo que sí es cierto es que la arquitectura de OneNote tiene una peculiaridad muy interesante: cada libreta se guarda como un fichero independiente en tu sistema, y el tamaño es verdaderamente pequeño. De esa forma puedes repartir el peso y no manejar macroficheros que son los que al final ralentizan todo y dan problema. En esto veo una clara ventaja respecto a Evernote.
Que es nuevo en OneNote a partir de la version 2013
Interfaz estimulada
Lo primero que notaremos es que se trata de una interfaz de usuario mejorada y más limpia. Al igual que todas las aplicaciones de MS Office 2013, podríamos haber utilizado la palabra “Metro”, pero ha sido eliminada por parte de Microsoft.
Integración con la nube
Desde el principio, OneNote se conecta a la nube y viene con todas las características de almacenamiento en la nube necesarias, que nos pueden ayudar a mantener nuestras notas almacenadas. Como todas las últimas aplicaciones de Office 2013, vienen con integración con SkyDrive, por lo que podemos utilizar nuestra cuenta de Microsoft SkyDrive para organizar, ver, editar, sincronizar y compartir nuestras notas de forma que colaboremos con amigos, colegas y familiares.
Cruce de sincronización de dispositivos
Ahora podemos sincronizar nuestras notas entre varios dispositivos, incluyendo PC, Windows 8, Android o iOS. Además, la aplicación es gratuita. Esto nos permite utilizar OneNote en dispositivos Android.
Conseguir la información de la web
Podemos conseguir la información de Internet de forma mucho más sencilla gracias al sistema de almacenamiento. Además, podemos importar hojas de cálculo de MS Excel en diagramas de Visio y editar la información.
Hacer tablas mejoradas
Si queremos crear tablas de notas mejoradas, con OneNote lo podemos conseguir. Ahora cuenta con mejores opciones de formato para el sombreado de celda, filas de encabezado y ordenar los datos en el interior de las celdas de la tabla. Esto nos permite presentar la información de mejor manera.
Mejores características de colaboración
Microsoft OneNote 2013 permite a los usuarios hacer uso de perfiles de identidad de OneNote que permite identificar a los autores así como la búsqueda de cambios y revisiones por parte de otros colaboradores. Por otra parte, podemos compartir las notas en conferencias uniendo las reuniones en línea y compartirlas desde cualquier dispositivo compatible.
Complementos OneNote
Y para terminar esta primera cápsula, una cosa más. Algunos forofos de OneNote están creando pequeños complementos o plugins que habilitan funcionalidades interesantes. Yo creo que el propio fabricante acabará incorporando más pronto que tarde.
Destaco dos de estos complementos:
• OneTastic es gratuito. Creado por un empleado de Microsoft (Omer Atay) incluye una serie de macros para hacer diversas funcionalidades cómodamente (como buscar y reemplazar). También incluye una visión de calendario que permite ver las notas en base al día que se crearon o modificaron. Y algunas funcionalidades interesantes para trabajar con imágenes.
• OneNote Gem Add-Ins es una colección de piezas para conseguir integraciones con otras herramientas. Especialmente interesante es el Bring To OneNote, que integra Visio y OneNote.
Puedes descargarte la aplicación desde aquí: página de OneNote, y empezar a curiosear.
¿Cómo funciona? Vea este vídeo de 1 minuto:
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